Datenschutzerklärung Medien Triennale Südwest 2024

1. Gemeinsam für die Verarbeitung Verantwortliche im Sinne des Art. 26 DS-GVO) sind die folgenden Landesmedienanstalten: 

a) Landesanstalt für Kommunikation Baden-Württemberg (LFK)
Anstalt des öffentlichen Rechts,
vertreten durch den Präsidenten Dr. Wolfgang Kreißig
Reinsburgstraße 27
70178 Stuttgart
Deutschland
Telefon: 0711 66991-0
Fax: 0711 66-991-11
E-Mail: info@lfk.de 
 

Datenschutzbeauftragte der LFK
datenschutz süd GmbH
E-Mail: datenschutz@lfk.de 
Telefon: 0711 66991-29

b) Medienanstalt Rheinland-Pfalz
Direktor Dr. Marc Jan Eumann
Turmstraße 10
67059 Ludwigshafen

Tel. +49 (0)621 5202-0
E-Mail: mail@medienanstalt-rlp.de   

Datenschutzbeauftragte der Medienanstalt Rheinland-Pfalz

Dipl. Betriebswirt (FH) Carsten Geis
Im Linsenbusch 20 a
67146 Deidesheim

Tel. +49 (0)6326-259835
E-Mail: datenschutz@medienanstalt-rlp.de 

c) Landesmedienanstalt Saarland (LMS), 
Anstalt des öffentlichen Rechts
vertreten durch die Direktorin Ruth Meyer
Nell-Breuning-Allee 6
66115 Saarbrücken

Telefon: 0681 38988–0
E‑Mail: info@LMSaar.de 

Datenschutzbeauftragten der LMS

Holger Gier
Nell-Breuning-Allee 6
66115 Saarbrücken

Telefon: 0681 38988–51
E‑Mail: datenschutz@LMSaar.de 

2. Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten

2.1. Durch Ihre Anmeldung zur Veranstaltung werden personenbezogene Daten verarbeitet. Diese Daten werden ausschließlich zum Zwecke der Organisation und Durchführung der Veranstaltung „Medien Triennale Südwest“ verwendet. 

Für die o.g. Zwecke ist eine Weitergabe Ihrer Daten in dem dafür notwendigen Umfang an die Kooperationspartner der Medien Triennale Südwest: der Medienanstalt Rheinland-Pfalz (RLP), Turmstraße 10, D-67059 Ludwigshafen sowie der Landesmedienanstalt Saarland (LMS), Nell-Breuning-Allee 6, D-66115 Saarbrücken erforderlich. 

Soweit es zur Durchführung der Veranstaltung und der Ermöglichung Ihrer Teilnahme an der Veranstaltung erforderlich ist, werden Ihre personenbezogenen Daten gegebenenfalls an öffentliche oder nichtöffentliche Stellen wie z. B. die mit der Organisation der Veranstaltung betrauten Agenturen oder Dienstleister zur Erstellung bzw. Versendung der Einladungen (postalisch oder elektronisch) übermittelt.

Hinweis: Für Zwecke der Durchführung, Planung und Organisation der „Medien Triennale Südwest“ nutzt die LFK die technische Plattform „eveeno“ (eveeno.com) - die Dienste des Auftragsverarbeiters Andreas Bothe, Ellenbogen 8, 91056 Erlangen i.S.v. Art. 4 Nr. 7 DS-GVO. Dieser bedient sich wiederum für das Server-Hosting der Host Europe GmbH, Hansestrasse 111, 51149 Köln als Unterauftragsverarbeiterin.

Der Auftragsverarbeiter verwendet auf den Internetseiten von „eveeno“ Cookies (Textdateien, welche über einen Internetbrowser auf einem Computersystem abgelegt und gespeichert werden) und allgemeine Daten und Informationen (wie verwendeter Browser, Betriebssystem, Zugriffszeit, IP-Adresse usw.) der Nutzer/innen, die nach dessen Angaben der Gefahrenabwehr im Falle von Angriffen auf dessen informationstechnologische Systeme dienen. Diesbezüglich und bezüglicher weiterer Informationen wird auf die unter https://eveeno.com/de/privacy abrufbaren Datenschutzhinweise des Auftragsverarbeiters verwiesen.

2.2. Im Rahmen der Veranstaltung können Video-, Bild- und Ton-Aufnahmen (weiter: Aufnahmen) angefertigt werden, welche für die Zwecke der Berichterstattung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit auf der Webseite der LFK und ihrer Kooperationspartner, in den Social-Media-Angeboten und im Rahmen von externer und interner Berichterstattung veröffentlicht werden. Mit der Teilnahme an der jeweiligen Veranstaltung erklären Sie sich damit einverstanden.

Die Aufnahmen werden der Medienanstalt RLP sowie der LMS im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit zur Zwecke der Berichterstattung über das gemeinsame Kooperationsprojekt „Medien Triennale Südwest“ und zur Veröffentlichung auf deren Webseiten und in deren Social-Media-Angeboten weitergegeben. Bitte beachten Sie dazu die entsprechenden Datenschutzhinweise entsprechender Medienanstalten.
 

3. Beschreibung und Kategorien der personenbezogenen Daten

3.1. Personenbezogene Daten aus dem Anmeldeformular der „eveeno“ - Plattform: 
Bei der Nutzung des Anmeldeformulars zur Veranstaltung werden folgende personenbezogenen/personenbeziehbare Daten verarbeitet:

• Anrede
• Titel
• Vor- sowie Nachname
• Firma/Institution
• E-Mail-Adresse
• Eingeladen von (Auswahl entsprechender Medienanstalt)
• Teilnehmer/in oder Pressevertreter/in bei der Veranstaltung

Ihre personenbezogenen Daten (Pflichtfelder (mit* markiert)), die Sie uns mit Ihrer Anmeldung zur Verfügung stellen, benötigen wir um Ihre Anmeldung zu bearbeiten und Ihnen elektronisch weitere Informationen zur Veranstaltung zukommen zu lassen.

Die Pflichtangabe Zugehörigkeit einer der Medienanstalten (LFK / RLP / LMS) ist erforderlich um Ihre Zugehörigkeit richtig zuordnen zu können. 

Die freiwillige Angabe „Titel“ hilft uns Sie persönlich korrekt ansprechen zu können.

3.2. Personenbezogene Daten während der Veranstaltung: 
Video-, Bild- und Ton-Aufnahmen der an der Veranstaltung teilnehmenden Personen.

4. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung 

Rechtsgrundlage für die Erfassung und Verarbeitung der mit * gekennzeichneten Pflichtfelder im Anmeldeformular ist Art. 6 Abs.1 lit. e i.V.m. Art. 6 Abs. 3 DS-GVO i.V.m. § 4 Landesdatenschutzgesetz Baden-Württemberg (LDSG).

Rechtsgrundlage für die Erfassung und Verarbeitung der freiwilligen Angaben ist die Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO.

Die Erstellung und Veröffentlichung von Aufnahmen im Zusammenhang mit der Veranstaltung erfolgt im Rahmen der Aufgaben und der Öffentlichkeitsarbeit der LFK nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. e, Abs. 2, Abs. 3 DS-GVO i.V.m. § 4 Landesdatenschutzgesetz Baden-Württemberg (LDSG). Sie dienen dem berechtigten Interesse der LFK an der Veröffentlichung zur Wahrnehmung eigener Aufgaben und einem professionellen sowie persönlichen Außenauftritt. Gleiches gilt für die Veröffentlichung der von Aufnahmen durch die Medienanstalt Rheinland-Pfalz (gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. e, Abs. 2, Abs. 3 DS-GVO i.V.m. § 3 Landesdatenschutzgesetz Rheinland-Pfalz (LDSG)) und durch die LMS (gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. e, Abs. 2, Abs. 3 DS-GVO i.V.m. § 4 Abs. 1 Saarländisches Datenschutzgesetz (SDSG)). Darüber hinaus ist Rechtsgrundlage der Verarbeitung die erteilte Einwilligung des/der Betroffenen in die Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO. 

Aufnahmen, die im Anschluss an die Veranstaltung keine Verwendung finden, werden unverzüglich gelöscht. Die verwendeten Aufnahmen werden zeitlich unbeschränkt gespeichert und verarbeitet, sofern ein Widerspruch oder ein Widerruf der erteilten Einwilligung einer weiteren Verarbeitung für die Zukunft nicht entgegenstehen. Sofern die Aufnahmen von den Medienpartnern und/oder externen Berichterstattern veröffentlicht werden, erfolgt dies im berechtigten Interesse aus Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO zur Berichterstattung über die Veranstaltung sowie der Information über die Unternehmensaktivitäten.

Die Weitergabe der unter 3.1. beschriebenen personenbezogenen Daten aber auch der Aufnahmen an die Medienanstalt RLP und der LMS erfolgt aufgrund Art. 6 Abs.1 lit. e i.V.m. Art. 6 Abs. 3 DS-GVO i.V.m. § 4 LDSG.
 

5. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Empfänger der mittels Anmeldeformular übertragenen personenbezogenen Daten sind die für die Organisation der Veranstaltung tätigen Beschäftigten der LFK sowie die zuständigen Beschäftigte der Medienanstalt RLP und der LMS im Falle der Weitergabe der unter 3.1. aufgeführten personenbezogenen Daten und nur in dem dafür erforderlichen Umfang.

Der weitere Empfänger personenbezogener Daten, die mittels des Anmeldeformulars erfasst werden, ist der Informationsdienst „eveeno“, der Auftragsverarbeiter Andreas Bothe, zum Zwecke der technischen und organisatorischen Betreuung der Medien Triennale Südwest.

Zu Zwecke der Organisation sowie Durchführung der Veranstaltung werden personenbezogene Daten aus 3.1. an folgende Auftragsverarbeiter weitergegeben: 

• Christian Weisser Design Studio GmbH (u.a. zu Zwecke der Erstellung des Kongressprogramms; Konzeption und Durchführung eines Begleitprogramms; Durchführung der Veranstaltung – in Abstimmung mit dem Veranstaltungsort; Aufzeichnung der Veranstaltung etc.);
• Firma Studio Sosa / Design (u.a. zu Zwecke der Erstellung eines Keyvisuals für die Veranstaltung „Medien Triennale Südwest“ für das Jahr 2024 sowie der Neugestaltung des Schriftzuges (u.a. Erstellung der Namensschilder) etc.).

Empfänger der im Zusammenhang mit der Veranstaltung erstellten Aufnahmen sind sowohl die LFK als auch die Medienanstalt RLP und die LMS.

Sollten bei den Veranstaltungen Foto-, Film- und Ton-Aufnahmen von externen Berichterstattern, Medienpartnern, Ausstellern oder Teilnehmenden erstellt werden, hat die LFK keinen Einfluss auf die Verarbeitung dieser Aufnahmen.

Wir behandeln personenbezogene Daten vertraulich. Eine Weitergabe von Daten erfolgt ausschließlich an den oben genannten Empfänger, der mit der Durchführung der Veranstaltung betraut ist und auch nur in dem dafür erforderlichen Umfang. Den Schutz der Daten stellen wir bei dieser Verarbeitung im Auftrag durch vertragliche Regelungen, technische und organisatorische Maßnahmen sowie ergänzende Kontrollen sicher. Eine darüberhinausgehende Weitergabe von personenbezogenen Daten erfolgt nicht, es sei denn, wir sind gesetzlich bzw. durch eine gerichtliche Entscheidung dazu verpflichtet.

Als weitere Empfänger der Daten gelten außerdem Nutzerinnen und Nutzer der Online- und Print-Medien im Falle der Veröffentlichung der Aufnahmen in unter 2.2. aufgeführten Medien. 
 

6. Datenlöschung und Speicherdauer 

Nach Abwicklung der Veranstaltung, jedoch spätestens 3 Monaten nach dem letzten Veranstaltungstag, werden die personenbezogenen Daten aus dem Anmeldeformular gelöscht. Eine längere Speicherung kann sich aus gesetzlichen Aufbewahrungspflichten ergeben; in diesem Fall schränkt die LFK die Verarbeitung ein. Sie können jederzeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen. Allerdings ist dann die Teilnahme an den Veranstaltungen nicht mehr möglich

Die verwendeten Aufnahmen werden zeitlich unbeschränkt gespeichert und verarbeitet, sofern ein Widerspruch oder ein Widerruf der erteilten Einwilligung einer weiteren Verarbeitung für die Zukunft nicht entgegenstehen.

Hinweis: Nach den derzeit bekannten Informationen können Bild-, Video- sowie Ton-Aufnahmen sowie weitere personenbezogenen Daten bei Social-Media-Diensten nicht mehr gelöscht werden. Bei einer Veröffentlichung von Aufnahmen im Internet kann weltweit von jedermann – auch mit Hilfe von Suchmaschinen (z.B. Google) – hierauf zugegriffen werden. Auf diese Weise können Persönlichkeitsprofile erstellt werden, indem diese Daten mit weiteren im Internet über Sie verfügbaren Daten verknüpft werden. Ebenso können die Daten zu anderen Zwecken genutzt werden. Archivfunktionen von Suchmaschinen (siehe z.B. www.archive.org) ermöglichen gegebenenfalls auch dann noch einen Zugriff auf die Daten, wenn sie aus den oben genannten Internet-Angeboten bereits entfernt oder geändert wurden. 

8. Ihre Rechte 

• Sie haben das Recht, von der LFK Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DS-GVO) und/oder unrichtig gespeicherte Daten berichtigen zu lassen (Art. 16 DS-GVO);
• Im Falle der Erteilung einer Einwilligung steht Ihnen zudem grundsätzlich ein Recht auf Datenübertragbarkeit in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu (Art. 20 DS-GVO).
• Sie haben darüber hinaus das Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO) oder auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO).
• Des Weiteren haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs.1 lit. e DS-GVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) erfolgt, Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen (Art. 20 DS-GVO).
• Außerdem haben Sie in dem Fall, in dem Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, wobei die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt wird.

Zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte können Sie sich jederzeit mit uns in Verbindung setzen. Nutzen Sie dazu bitte die oben unter Ziffer 1. genannten Kontaktdaten des Verantwortlichen.

Im Falle eines Widerrufs werden Ihre Daten umgehend gelöscht. Falls Sie Ihre Einwilligung vor der Veranstaltung widerrufen haben, so weisen wir Sie darauf hin, dass eine Teilnahme an der Veranstaltung nicht mehr möglich ist.

9. Aufsichtsbehörde für den Datenschutz

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt, können Sie zudem eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einreichen, insbesondere in dem EU-Mitgliedstaat bzw. Bundesland Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsortes, Arbeitsplatzes oder des Ortes des von Ihnen beanstandeten mutmaßlichen Verstoßes. Dies gilt auch für die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und
die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Körperschaft des öffentlichen Rechts

Vertreten durch den Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg Prof. Dr. Tobias Keber.

Lautenschlagerstraße 20
70173 Stuttgart

Tel.: 0711/615541-0
Fax: 0711/615541-15

E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de 
https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/ 

Die weiteren Datenschutzinformationen zu Veranstaltungen der LFK entnehmen Sie: https://www.lfk.de/datenschutz-veranstaltungen